İyi bir randevu hatırlatma mesajı kısa olur; kim, ne zaman, nerede bilgisini verir ve değiştirmenin kolay yolunu gösterir. Aşağıda kuaför, klinik ve veteriner için kopyalayıp kullanabileceğiniz 15 şablon, gönderim zamanı ve kanal kuralları var.
Hatırlatma, randevuya gelmeyen müşteriyi, yani no-show sorununu azaltmanın en ucuz yoludur. Ama yanlış saatte, yanlış kanaldan ya da reklam cümlesiyle gönderilen hatırlatma işe yaramaz; bazen şikâyet bile üretir. Şablonlara geçmeden önce üç kuralı netleştirelim.
Hatırlatma ne zaman gönderilmeli?
Tek bir doğru saat yoktur; randevunun türüne ve müşterinin alışkanlığına göre değişir. Pratikte dört seçenek öne çıkar:
- 3 gün önce: Uzun işlemler, hazırlık gerektiren randevular ve sabah erken saatler için. Müşteri planını değiştirmek zorundaysa size zaman kalır.
- 1 gün önce: En yaygın seçenek. Müşteri ertesi gününü planlarken randevuyu hatırlar.
- Randevu sabahı: Öğleden sonraki randevular için iyi çalışır; gün içinde unutmayı önler.
- 2 saat önce: Yola çıkma hatırlatmasıdır. Şehir içi trafiği yoğun yerlerde işe yarar.
En az şikâyet üreten yol, zamanı müşteriye seçtirmektir. Randevu oluşunca "Hatırlatma ister misiniz, ne zaman?" diye sormak hem saygılıdır hem de istemeyen müşteriye gereksiz mesaj gitmesini önler. Sistemiya'da randevu hatırlatma bu şekilde çalışır: asistan randevudan sonra sorar, müşteri seçer, işletme yalnız özelliği açar ya da kapatır.
Gece geç saatte ve sabah çok erken hatırlatma göndermeyin. Randevu sabah 9'daysa "randevu sabahı" seçeneği yerine bir gün önceki akşamı tercih edin.
Hangi kanaldan gönderilmeli?
Kural basit: müşteri size nereden yazdıysa hatırlatma oradan gitsin. Instagram'dan randevu alan müşteriye ayrıca telefon numarası sorup SMS atmak hem ek adım hem de ek veri toplamak demektir. Kanalların kuralları ise farklıdır:
- Instagram DM: Meta, işletmenin müşterinin son mesajından 24 saat sonra otomatik mesaj göndermesine izin vermez. Bu yüzden Instagram'da yalnız son mesajdan sonraki 24 saate düşen hatırlatmalar mümkündür. Kuralın ayrıntısı: 24 saat kuralı.
- Messenger: Aynı kural geçerlidir. Sistemiya'da Messenger bağlantısı yakında açılıyor.
- WhatsApp: Pencere içinde serbest metin gider; pencere dışında Meta'nın onaylı şablon mesajı gerekir ve Meta bunu işletmenin hesabına ücretlendirir. Sistemiya'da WhatsApp bağlantısı yakında açılıyor; açıldığında şablon kullanımı panelden kapatılabilecek.