KVKK Aydınlatma Metni
Son güncelleme: 28 Eylül 2026 · Sürüm 3.17
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") Madde 10 kapsamında, Sistemiya tarafından işlenen kişisel verilere ilişkin olarak sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu ve Rollerimiz
Sistemiya, kişisel verileri iki ayrı sıfatla işler:
- Veri sorumlusu olarak: Sistemiya'ya kaydolan işletme yetkililerinin hesap, abonelik ve fatura bilgileri ile web sitemizi ziyaret edenlerin teknik verileri bakımından veri sorumlusu Sistemiya'dır. Bu metin öncelikle bu kişileri bilgilendirir.
- Veri işleyen olarak: Platformu kullanan işletmelerin (klinik, mali müşavirlik, hukuk bürosu vb.) kendi müşterilerine ait verileri bakımından veri sorumlusu ilgili işletmedir; Sistemiya bu veriler için yalnızca işletmenin talimatıyla hareket eden veri işleyendir. Son kullanıcıların (örneğin bir kliniğin hastasının) aydınlatılması, ilgili işletmenin sorumluluğundadır.
Veri Sorumlusunun Kimliği (KVKK m.10/1-a)
Sistemiya'nın veri sorumlusu sıfatıyla yasal kimlik bilgileri aşağıda yer alır:
Sistemiya'nın yasal ünvan ve adres bilgileri güncellenmektedir; bu bilgiler yayımlanana kadar her türlü başvuru, bildirim ve tebligat için destek@sistemiya.com adresini kullanabilirsiniz.
| Bilgi | Değer |
|---|---|
| E-posta | destek@sistemiya.com |
İletişim: Sistemiya · destek@sistemiya.com · Türkiye
İşlediğimiz Kişisel Veriler
İşletme hesabı ve hizmetin sunumu kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta, telefon; fatura için gerekli olduğunda vergi/kimlik bilgisi.
- Hesap ve kullanım: kullanıcı rolü, oturum kayıtları, panel tercihleri.
- Randevu ve müşteri etkileşimi: randevu tarih ve hizmet bilgisi, mesajlaşma içeriği (WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger / e-posta) ve bu kanallardaki sayfa-kapsamlı kullanıcı kimliğiniz.
- Ödeme: abonelik tutarı ve fatura bilgisi. Kart numarası Sistemiya sunucularına hiçbir zaman girmez; ödeme altyapısı sağlayıcısının güvenli alanında işlenir.
- Teknik veriler: IP adresi, oturum çerezi, cihaz/tarayıcı bilgisi, hata ve güvenlik kayıtları.
- Partner programı: başvuran partnerin ad, soyad, e-posta, telefon, şirket adı; onaylanan partnerin IBAN, vergi dairesi ve vergi/T.C. kimlik numarası (şifreli saklanır), komisyon ve ödeme kayıtları.
İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5) | Toplama yöntemi |
|---|---|---|
| Hesabın açılması, randevu yönetimi, hizmetin ve aboneliğin sunulması | Sözleşmenin ifası için zorunluluk (m.5/2-c) | Kayıt ve onboarding formları, panel kullanımı — otomatik ve kısmen otomatik yollarla |
| Faturalandırma, vergi ve yasal kayıt yükümlülükleri | Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) | Abonelik ve ödeme akışı — otomatik yollarla |
| Hizmet güvenliği, kötüye kullanım ve dolandırıcılık önleme | Meşru menfaat (m.5/2-f) | Sunucu ve güvenlik kayıtları — otomatik yollarla |
| Hizmet kalitesinin anonim ölçümlerle iyileştirilmesi | Meşru menfaat (m.5/2-f) | Kendi sunucularımızdaki çerezsiz sayfa sayacı (IP adresi saklanmaz) — otomatik yollarla |
| İsteğe bağlı tanıtım ve bilgilendirme iletileri | Açık rıza (m.5/1) | Panelde Ayarlar → KVKK bölümündeki tanıtım izni düğmesi, iletilerdeki ret bağlantısı — kısmen otomatik yollarla |
| Partner programı: başvurunun değerlendirilmesi, komisyon hesabı ve ödemesi, fatura/gider pusulası | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c); hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) | Partner başvuru formu ve partner paneli — kısmen otomatik yollarla |
| Partner bağlantısı veya koduyla kaydolan işletmenin komisyonunun hesaplanması için yönlendiren partnere bilgi verilmesi | Meşru menfaat (m.5/2-f) | Kayıt formu — otomatik yollarla |
| Hizmetimizi tanıtmak için kamuya açık işletme kayıtlarından potansiyel müşteri listesi oluşturulması | Meşru menfaat (m.5/2-f) | Google Haritalar kayıtları (Google Places API) — otomatik yollarla; görüşme notları — elle |
Açık rızaya dayanan işlemeler isteğe bağlıdır ve dilediğiniz an geri alınabilir; ayrıntı için Açık Rıza Metni. Bu metnin sade dilli özeti ve aldığımız güvenlik tedbirleri için Gizlilik ve Güvenlik Politikası.
Verilerin Aktarımı
Hizmeti sunabilmek için kişisel veriler, yalnızca gerekli olduğu ölçüde ve aşağıdaki amaçlarla sınırlı sayıda veri işleyene aktarılır:
| Amaç | Aktarılan taraf | Konum |
|---|---|---|
| Sunucu, veritabanı ve dosya barındırma | Hostinger | Almanya (AB) |
| Yapay zeka mesaj işleme ve bilgi tabanı | Birincil yapay zekâ sağlayıcısı: Anthropic (asıl model OpenAI'ye alınırsa OpenAI; OpenRouter'a alınırsa OpenRouter aracılığıyla OpenAI veya Google) | ABD |
| Mesaj niyetinin sınıflandırılması (isteğe bağlı; yalnız devreye alındığında — yanıt gerekir mi, insan talebi, hassas konu; metin üretmez, takma adlandırılmış metin gider) | TypeSafe (OpenRouter aracılığıyla) | ABD |
| Mesajlaşma altyapısı | Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger) | AB |
| E-posta gönderimi ve alımı | Resend | ABD |
| Dosya barındırma, bot doğrulama ve ağ geçidi (trafik yönlendirme, TLS, DDoS koruması) | Cloudflare | AB / küresel uç noktalar |
| Hata ve güvenlik izleme | Sentry | AB |
| Sesli asistan (isteğe bağlı; yalnız işletme açtıysa): çağrının taşınması, konuşmanın yazıya dökülmesi, yanıtın seslendirilmesi | Twilio, Deepgram, Microsoft (Azure; seçildiyse ElevenLabs) | ABD / AB |
| iOS uygulaması anlık bildirimleri (isteğe bağlı; yalnız bildirim açıldığında) | Apple (APNs) | ABD |
| Ödeme | PayTR | Türkiye |
| Kurumsal tek oturum açma (isteğe bağlı) | Google, Microsoft | ABD / AB |
| Personel takvimine randevu yazılması (isteğe bağlı; işletme takvimini bağladıysa — hizmet, müşteri adı, şube, varsa müşteri e-postası) | Google, Microsoft | ABD / AB |
| Bağlı posta kutusunun okunması ve yanıtlanması (isteğe bağlı) | Google (Gmail API), Microsoft (Graph) | ABD / AB |
| Partner programı komisyon hesabı (yalnız partner bağlantısı veya koduyla kaydolduysanız: işletme adı, abone olup olmadığınız, komisyon tutarı; iletişim, ödeme ve müşteri verileriniz verilmez) | Sizi yönlendiren partner | Türkiye |
Aktarılan tarafların tam listesi, işleme amaçları ve hukuki güvenceleri için bkz. Veri İşleyici Listesi.
Yapay Zeka Kullanımı
Sistemiya'nın temel işlevi, işletmelere gelen müşteri mesajlarının yapay zeka destekli bir asistan tarafından yanıtlanmasıdır. Bu bölüm, söz konusu işlemenin nasıl yürüdüğünü açıklar.
Yapay zeka ile etkileşimde olduğunuz size bildirilir. WhatsApp, Instagram DM veya Messenger üzerinden yazdığınızda ilk temasta ve 30 günden uzun bir aradan sonraki ilk yanıtta, karşınızdakinin bir yapay zeka asistanı olduğu açıkça belirtilir. Bu bildirim, asistanın davranışını yönlendiren talimatlardan bağımsız olarak yazılım tarafından eklenir; işletme tarafından kapatılamaz.
İnsana devredilmesini isteyebilirsiniz. Görüşme sırasında bir yetkiliyle konuşmak istediğinizi belirtmeniz halinde talebiniz işletmeye iletilir ve asistan o görüşmede yanıt vermeyi bırakır. Yapay zeka ile iletişim kurmak zorunda değilsiniz.
İşlenen veri ve amacı:
| Konu | Açıklama |
|---|---|
| Aktarılan veri | Görüşme mesajlarının içeriği, randevu bilgisi (tarih, hizmet) ve işletmenin yüklediği bilgi tabanı içeriği |
| Aktarım amacı | Mesajın anlaşılması, randevu oluşturma/değiştirme/iptal ve müşteri sorularının yanıtlanması |
| Hizmet sağlayıcı | Birincil yapay zekâ sağlayıcısı — Anthropic (ABD); asıl model OpenAI'ye alınırsa OpenAI (ABD); OpenRouter'a alınırsa OpenRouter (ABD) aracılığıyla OpenAI veya Google (ABD). Dil modeli; bilgi tabanı araması kendi sunucularımızda yapılır |
| Hukuki sebep | Sözleşmenin ifası için zorunluluk (m.5/2-c); işletme ile müşterisi arasındaki ilişkide hukuki sebebi belirlemek ilgili işletmenin sorumluluğundadır |
| Yurt dışı aktarım | Evet — aşağıdaki "Yurt Dışına Aktarım" bölümüne tabidir |
Yapay zeka çıktıları nihai karar değildir. Asistan randevu oluşturma, değiştirme ve iptal işlemlerini işletmenin belirlediği çalışma saatleri ve hizmet tanımları çerçevesinde yürütür. Hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi önemli ölçüde etkileyen bir değerlendirme, profilleme veya puanlama yapılmaz. Münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğduğunu düşünüyorsanız, KVKK Madde 11 kapsamında buna itiraz etme hakkınız saklıdır.
Modelin eğitimi. Görüşme içerikleri, hizmetin sunulması amacıyla dil modeli sağlayıcısına iletilir. Sistemiya, bu verileri kendi yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmaz.
Takma adlandırma. Dil modeli sağlayıcısına giden metinde adınız, telefon numaranız, e-posta adresiniz, T.C. kimlik numaranız ve IBAN/kart numaranız yer tutucuyla değiştirilir; yeniden kimliklendirmeyi mümkün kılan eşleme yalnızca kendi veritabanımızda (Almanya, Frankfurt) kalır ve sağlayıcıya verilmez. Yani sağlayıcı, kendisine ulaşan içeriği sizinle ilişkilendiremez. Bu bir anonimleştirme değildir: eşleme bizde olduğu için veri kişisel veri olmayı sürdürür ve bu aktarım KVKK Madde 9 kapsamındadır — aşağıdaki "Yurt Dışına Aktarım" bölümündeki usul aynen uygulanır. Serbest yazdığınız metinde üçüncü kişilerin adları ya da rakamları yazıyla yazılmış numaralar yer tutucuya çevrilemeyebilir.
İnsan devralma. İşletme çalışanı bir konuşmayı asistandan devralıp size doğrudan yazabilir; bu sırada asistan geçici olarak yanıt vermez.
Saklama. Mesaj içeriği, aşağıdaki "Saklama Süreleri" tablosunda belirtilen süre sonunda silinir; kişi kaydınız (ad, numara) ilişki süresince tutulur ve son temastan 24 ay sonra kimliksizleştirilir.
Verilerin Barındırıldığı Yer
Sistemiya'nın uygulama sunucuları, veritabanı ve dosya depolaması Avrupa Birliği'nde (Almanya, Frankfurt) barındırılır. Ödeme işlemleri Türkiye'deki ödeme kuruluşu altyapısında yürütülür.
Bu, verilerin Türkiye'de değil yurt dışında tutulduğu anlamına gelir ve aşağıdaki yurt dışı aktarım rejimine tabidir. Konum bilgisinde yanıltıcı ifadeden kaçınmak için açıkça belirtilir.
Yurt Dışına Aktarım
6698 sayılı Kanun'un 7499 sayılı Kanun'la değişik 9. maddesi, kişisel verilerin yurt dışına aktarılması için üç aşamalı bir sıra öngörür:
- Yeterlilik kararı (m.9/1) — Kurul'un yeterli korumaya sahip olduğunu ilan ettiği ülke, sektör veya uluslararası kuruluşa aktarım.
- Uygun güvenceler (m.9/2) — yeterlilik kararı bulunmuyorsa; taraflar arasında standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları, Kurul onaylı taahhütname veya uluslararası sözleşme niteliğinde anlaşma.
- Arızi hâller (m.9/6) — yalnızca süreklilik arz etmeyen, tek seferlik durumlar.
Sistemiya'nın aktarımları (barındırma, yapay zekâ işleme, mesajlaşma altyapısı, e-posta gönderimi, hata izleme ve isteğe bağlı kurumsal SSO) düzenli ve süreklidir; bu nedenle arızi hâl istisnasına dayanılmaz. Bu aktarımlar KVKK m.9/2'deki uygun güvencelere dayandırılacaktır; Kurul tarafından yayımlanan standart sözleşmelerin imza süreci yürütülmektedir.
Kanunun 9. maddesinin beşinci fıkrası uyarınca, imzalanan her standart sözleşme imza tarihinden itibaren mevzuatın öngördüğü süre içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir.
Ödeme verisi Türkiye'de işlenir; bu kapsamda yurt dışı aktarım söz konusu değildir.
Saklama Süreleri
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| Hesap kayıtları | İlişki süresince; hesap silindiğinde bekleme süresi sonunda geri getirilemez biçimde yok edilir |
| Randevu kayıtları | Randevu tarihinden itibaren en çok 2 yıl; sonrasında silinir |
| Mesajlaşma içeriği | İşletmenin seçtiği süre, en çok 12 ay (varsayılan 12 ay); sonrasında mesaj içeriği silinir, kişi kaydı ilişki süresince tutulur |
| Gönderilen fotoğraf ve belgeler | Mesajlaşma içeriğiyle aynı süre, en çok 12 ay; sonrasında dosya silinir |
| Yapay zekâ görüşme belleği | İşletmenin seçtiği süre (30–365 gün, varsayılan 90 gün); mesajlaşma içeriği süresini aşmaz, sonrasında silinir |
| Bağlı e-posta kutusundaki iletilerin kopyası | İşletmenin kutu için seçtiği süre, en çok 12 ay (varsayılan 12 ay); sonrasında Sistemiya'daki kopya ve ekleri silinir, asıl ileti işletmenin e-posta sağlayıcısında kalır |
| Kişi kaydı (ad, numara, kanal kimliği) | İlişki süresince; son temastan 24 ay sonra kimliksizleştirilir |
| Demo talebi ve kaynak merkezi form kayıtları | 2 yıl; sonrasında silinir |
| Santral çağrı kayıtları (arayan numara, süre; ses kaydı tutulmaz) | 6 ay; sonrasında silinir |
| Onay kuyruğu taslakları (işletme onayına bırakılan yanıtlar) | İşlendikten 90 gün sonra silinir |
| Geri çağırma gönderim kaydı (kime, hangi hizmet için, ne zaman) | 24 ay; sonrasında silinir |
| Potansiyel müşteri işletme kaydı | Google'dan alınan ad, adres, telefon ve web sitesi en çok 30 gün; görüşme notları 12 ay; itirazda derhâl silinir |
| Sunucu erişim kayıtları (IP adresi, zaman, sorgu parametreleri olmadan istenen adres, yanıt kodu, tarayıcı bilgisi) | Web ve uygulama sunucusunun günlüğünde tutulur; günlük dosyası hizmet başına 30 MB'a ulaşınca en eski kayıtlar silinir, ayrıca arşivlenmez |
| İmha ve denetim kayıtları | Yönetmelik gereği en az 3 yıl; otomatik imha edilmez |
| Uygulama hata kayıtları | En fazla 90 gün |
| Fatura ve mali kayıtlar | Vergi mevzuatının öngördüğü süre |
| Partner kayıtları (başvuru, IBAN ve vergi bilgisi, komisyon ve ödeme kayıtları) | Sözleşme ilişkisi süresince; ödeme ve fatura kayıtları vergi mevzuatı gereği 10 yıl, diğer bilgiler ilişki bittikten sonra silinir |
İmha ve denetim kayıtları dışındaki veriler, süreleri dolduğunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir; imha ve denetim kayıtları Yönetmelik gereği en az 3 yıl saklanır.
Potansiyel Müşteri İşletmeler
Sistemiya, hizmetini tanıtmak amacıyla Google Haritalar'da kamuya açık olarak yayımlanan işletme kayıtlarından (işletme adı, adresi, telefon numarası, web sitesi) yararlanır. Şahıs işletmelerinde bu bilgiler işletme sahibinin kişisel verisi sayılabilir; bu bölüm onları bilgilendirir.
- Amaç ve hukuki sebep: işletme yetkilisine hizmetimizi tanıtmak ve ilk görüşmeyi planlamak; meşru menfaat (m.5/2-f).
- Toplama yöntemi: Google Places API aracılığıyla otomatik yollarla; görüşme notları satış ekibince elle.
- Aktarım: veriler yalnızca Sistemiya satış ekibince kullanılır; veri Google'dan (ABD) alınır, başka kimseyle paylaşılmaz.
- Saklama: Google'dan alınan bilgiler en çok 30 gün tutulur ve süre dolunca otomatik olarak silinir; görüşme notları 12 ay sonra silinir.
- İtiraz: ilk temasta bu metne yönlendirilirsiniz. destek@sistemiya.com adresine ya da görüşme sırasında itiraz etmeniz hâlinde iletişim bilgileriniz ve görüşme notlarınız silinir; yeniden aranmamanız için yalnız Google yer kimliği "aranmayacak" işaretiyle tutulur.
Haklarınız (KVKK Madde 11)
Veri sahibi olarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
- Yasal şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analizi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.
- Verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme.
Self-servis: İşletme hesabınıza ait verileri panelde Ayarlar → KVKK ekranından kendiniz yönetebilirsiniz. "Verilerimi indir" ile tüm verilerinizi makine-okunur biçimde alabilir, "Verilerimi sil" ile silme talebi başlatabilirsiniz; silme işlemi, bekleme süresi sonunda verileri geri getirilemez şekilde tamamlar.
Başvuru ve İletişim
Taleplerinizi destek@sistemiya.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunuzda kimliğinizi tevsik edici bilgilerin yer alması gerekir.
Başvuru kanallarının tam listesi, başvurunuzda bulunması gereken zorunlu bilgiler ve yazdırılabilir başvuru formu için KVKK Başvuru Formu sayfasına bakabilirsiniz.
Başvurunuz reddedilir, yetersiz bulunursa veya süresinde yanıtlanmazsa, öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul'a şikâyette bulunabilirsiniz. Kurul'a şikâyetten önce veri sorumlusuna başvuru zorunludur.