Veri işleyen, KVKK'da "veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi" olarak tanımlanır. Verinin neden ve nasıl işleneceğine karar veren taraf ise veri sorumlusudur.
Bir işletme randevu yazılımı kullandığında müşterilerinin adı, randevu bilgisi ve yazışmaları yazılım sağlayıcısının sistemlerinde işlenir. Bu ilişkide işletme veri sorumlusu, yazılım sağlayıcısı veri işleyendir. Veri işleyen, veriyi yalnız sorumlunun talimatı doğrultusunda kullanır, uygun güvenlik tedbirlerini alır ve kendi alt işleyicilerini (barındırma, e-posta, yapay zekâ hizmeti gibi) şeffaf biçimde bildirir. İki taraf arasındaki yükümlülükler genellikle bir veri işleme sözleşmesiyle yazılı hale getirilir.
Veri sorumlusunun yükümlülükleri, örneğin aydınlatma yapmak ve gerektiğinde açık rıza almak, işin bir yazılıma devredilmesiyle ortadan kalkmaz. Bu metin hukuki görüş değildir.
Sistemiya, müşterisi olan işletmeler için veri işleyen konumundadır. Alt işleyici listesi sitede yayımlanır; müşteri verisini dışa aktarma ve silme talebi ekranları panelde hazırdır. Online randevu sistemi sayfasında bu ekranların nasıl çalıştığını özetledik. İlgili terim: İYS.